管理会社を替えるとき
管理会社を替えるときは、まず今の管理受託契約の解約の条項を確かめます。国交省の賃貸住宅標準管理受託契約書は、大家と管理会社のどちらからでも、決めた月数の前までに文書で申し入れれば契約を終えられる形です。月数は空欄で、契約ごとに決めます。
契約が終わると、今の管理会社は物件の書類と預かっているお金を大家に引き渡し、滞納の状況を報告します。入居者には、大家と管理会社の両方から管理が終わったことを知らせ、新しい管理会社が家賃の振込先と連絡先を知らせます。
| 解約の申入れ | 契約で決めた月数の前までに文書で（標準管理受託契約書21条1項） |
|---|---|
| すぐ終えたいとき | 決めた月数分の管理報酬にあたる額を払えば、いつでも終えられる形（21条2項） |
| 引き渡されるもの | 物件の書類、預かっているお金、滞納の状況の報告（22条） |
| 入居者への通知 | 大家と旧管理会社が管理の終了を、新管理会社が業務の内容と連絡先を知らせる（23条） |
| 敷金 | 返す義務を負うのは大家。旧管理会社が預かっていれば引き渡しを受ける |
| サブリースは別 | 借り上げの契約は建物の賃貸借で、借地借家法が効く |
今の契約書で確かめる条項
手元の管理受託契約書と、契約の前に受けた重要事項説明の書面を出し、次の条項を探します。賃貸住宅管理業法は、契約の更新と解除に関する事項を説明の対象にしています（施行規則31条）。
| 条項 | 中身 |
|---|---|
| 契約期間と更新（2条・3条） | いつまでの契約か。期間の満了で終えるなら、満了日までに文書で更新しないと伝える |
| 解約の申入れ（21条1項） | 何か月前までに、どの方法で申し入れるか |
| 報酬を払って終える（21条2項） | すぐ終えるときに払う管理報酬の月数 |
| 契約の解除（20条） | 相手が義務を果たさないとき、期間を決めて催告し、それでも果たされなければ解除できる |
| 契約終了時の処理（22条） | 書類とお金の引き渡し、滞納の報告 |
| 鍵（12条） | 鍵の管理は大家。管理会社が保管しているなら特約がある |
標準管理受託契約書の3条は、契約期間を更新するときは期間の満了日までに相手に文書で申し出る形です。自分の契約書に、申し出がないときは自動で更新する定めがあるかも確かめます。
民法の委任の決まり
管理の委託は民法の委任（法律行為でない事務の委託は準委任）にあたり、各当事者はいつでも解除できます（民法651条1項・656条）。ただし、相手に不利な時期に解除したときや、管理会社の利益（報酬を得ること以外のもの）も目的にした委任を解除したときは、やむを得ない事由がない限り、相手の損害を賠償します（651条2項）。
契約書に解約の申入れの期限や、報酬何か月分を払う定めがあれば、まずその定めに沿って進めます。定めの有効性や賠償の額で争いになったら、弁護士に確かめてください。
委任が終わったとき、受任者は遅滞なくその経過と結果を報告し、受け取ったお金や物を委任者に引き渡します（民法645条・646条）。標準管理受託契約書の22条は、これを管理の場面に合わせて書いたものです。
替えるときの順番
- 新しい管理会社を決める重要事項説明を受け、業務の範囲と報酬を確かめて契約の日を決めます。新しい会社が業務を始める日を、今の契約の終わる日の翌日に合わせます。
- 今の管理会社に文書で申し入れる契約で決めた期限までに、解約の申入れを書面で送ります。届いた日が分かる方法（内容証明郵便など）にしておきます。
- 引き継ぎの一覧を作る旧と新の管理会社と大家で、引き渡すものの一覧と日付を決めます。
- 入居者に知らせる管理が替わること、新しい連絡先、家賃の振込先が変わるならその口座と変わる月を書面で知らせます。
- 最後の精算を受ける終わる月までの家賃の送金、立替金、敷金の扱いを、送金の明細で確かめます。
- 引き継ぎの後を確かめる新しい口座への入金を最初の2〜3か月は部屋ごとに確かめ、旧口座に振り込まれた家賃の扱いを旧管理会社と決めておきます。
引き継ぐものの一覧
| 種類 | 中身 |
|---|---|
| 賃貸借の書類 | 入居者ごとの賃貸借契約書、更新の合意書や覚書、重要事項説明書の写し、入居の申込書 |
| お金 | 預かっている家賃、敷金（預かっている場合）、立替金の精算 |
| 家賃の記録 | 部屋ごとの入金の履歴、滞納の状況と督促の経過、家賃の改定の履歴 |
| 保証の契約 | 連帯保証人の書類、家賃保証会社との契約の内容と収納の方法 |
| 鍵 | 預かっている鍵の本数と部屋番号の一覧、共用部の鍵 |
| 建物の記録 | 点検の報告書、修繕の履歴、保守の契約書、図面 |
| 連絡の記録 | 入居者からの苦情や修繕の依頼のうち、対応中のもの |
標準管理受託契約書の7条1項は、管理会社が入居者から代わりに受け取った敷金を、速やかに大家に引き渡す形です。入居者に敷金を返す義務を負うのは大家なので（民法622条の2）、管理会社が預かったままにしている敷金があれば、部屋ごとの額を一覧にして引き渡しを受けます。
家賃保証会社を使っている部屋は、保証の契約が大家と保証会社の間か、管理会社と保証会社の間かで手続きが変わります。保証会社の契約書で、管理会社が替わるときの届出の方法を確かめます。
滞納のある部屋で督促が続いている場合、引き継ぎの途中で督促が止まらないよう、どの日から新しい会社が担当するかを書面で決めておきます。争いになっている滞納は、管理会社ではなく大家と弁護士が扱います。
入居者への通知
標準管理受託契約書の23条は、契約が終わったとき、大家と管理会社が入居者に遅滞なく管理の終了を知らせると定めています。新しい管理会社は、契約を結んだら遅滞なく、入居者に業務の内容と連絡先を知らせます。管理業法の施行規則も、入居者に業務の内容を知らせる決まりを、契約を結んだときの書面に書くことを求めています（施行規則35条）。
○○マンションにお住まいの方へ
○年○月○日をもって、当マンションの管理は株式会社△△から株式会社□□に替わります。○月分以降の家賃は、下記の口座にお振り込みください。○月分までの家賃は、これまでの口座のままです。
新しい連絡先：株式会社□□ 電話○○ 受付時間○時〜○時
新しい振込先：○○銀行○○支店 普通○○○○ 名義○○○○
貸主 ○○○○
振込先の変更は、入居者が自動の送金を組み直す手間があるので、変わる月の1か月以上前に届くようにします。口座振替や保証会社の収納を使っている部屋は、入居者が手続きをし直す必要があるかを新しい管理会社に確かめてから知らせます。
借り上げ（サブリース）の場合
サブリース会社が建物を借り上げて入居者に貸している場合、大家とサブリース会社の契約は管理の委託ではなく建物の賃貸借です。借地借家法が効くので、大家から更新を断ったり解約を申し入れたりするには正当事由が要ります（借地借家法28条）。管理の委託と同じ手順では終えられません。詳しくは管理会社への委託とサブリースにあります。
物件を売る・相続するとき
物件を売ったときや相続したときは、管理の委託契約が新しい持ち主に引き継がれるかを、契約の特約で確かめます。国交省の解釈では、引き継ぐ特約がなければ、新しい持ち主との管理の契約は新しい契約で、管理会社は改めて重要事項説明をします。入居者との賃貸借の引き継ぎは入居者のいる物件を買ったとき・相続したときの賃貸借に書いています。
委託料の見直しで済むなら、替えずに業務の範囲を変える方法もあります。比べ方は管理委託料の中身と見直しにあります。
出典
- 国土交通省 賃貸住宅標準管理受託契約書（2021年4月23日公表）（更新の3条、敷金の7条、鍵の12条、解除の20条、解約の21条、終了時の22条、入居者への通知の23条とコメント）
- 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（e-Gov法令検索）（契約前の説明の13条）
- 同法施行規則（e-Gov法令検索）（更新と解除を説明する31条、契約時の書面の35条）
- 国土交通省 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方（持ち主が替わったときの説明）
- 民法（e-Gov法令検索）（委任の645条・646条・651条・656条、敷金の622条の2）
- 借地借家法（e-Gov法令検索）（サブリースの契約の更新拒絶・解約の28条）
