オーナーへの定期報告に家賃の動きを入れる
賃貸住宅管理業者は、管理業務報告書をオーナーに渡して説明します（賃貸住宅管理業法20条、施行規則40条）。時期は、管理受託契約を結んだ日から1年を超えない期間ごとと、契約の期間が終わったあとです。法律で決まった項目は、報告の対象期間、管理業務の実施状況、入居者からの苦情の発生と対応の状況です。
家賃の動き、近所の募集、更新の予定は、法律で決まった項目ではありません。国交省の解釈・運用の考え方は、決まった項目以外もオーナーの求めに応じて報告することが望ましいとしています。任意の項目として、法定の項目と分けて足します。
| 頻度 | 契約の日から1年を超えない期間ごとと、契約の期間が終わったあと遅滞なく（施行規則40条） |
|---|---|
| 法定の項目 | 報告の対象期間、管理業務の実施状況、入居者からの苦情の発生と対応の状況 |
| 説明 | 報告書を渡して説明する。方法は問わないが、オーナーが中身を分かったことを確かめる（国交省の考え方） |
| 任意で足す項目 | 部屋ごとの家賃と直近の改定、近所の募集、公的な統計、更新の予定 |
| 書き方の線 | 家賃の額を判定して示さない。近所の募集との差など、事実の比較として書く |
| 電子で渡すとき | オーナーの承諾を得る。データを保存しておく |
法律で決まっている報告
賃貸住宅管理業法20条は、管理業務の実施状況などを定期的にオーナーに報告するよう定めています。施行規則40条は、管理業務報告書を作り、オーナーに渡して説明することを求め、書く項目を次の3つにしています。
- 報告の対象となる期間
- 管理業務の実施状況
- 入居者からの苦情の発生状況と対応状況
国交省の解釈・運用の考え方は、報告する管理業務は法律上の管理業務に限らず、委託契約の業務の全部とすることが望ましいとしています。苦情は、発生した日時、申し出た人の属性、苦情の内容、対応の状況を、把握できる範囲で記録して報告します。苦情を伴わない単なる問い合わせは、記録と報告の義務はありません。
頻度は、契約の日から1年を超えない期間ごとが最低の線です。考え方は、事項によってはそれより多く報告することが望ましいとしています。標準管理受託契約書のコメントは、家賃の受領は毎月、建物と設備の維持管理の状況は四半期ごとに報告する例を挙げています。
説明のしかたと電子で渡すとき
報告書の説明の方法は問われていません。考え方は、説明の方法をオーナーと話し合い、やりとりできる形を整えて、オーナーが中身を分かったことを確かめるよう求めています。
報告書をメールなどの電子で渡すには、オーナーの承諾が要ります（施行規則40条2項）。考え方は、電子で渡したときも、争いを防ぐために報告書のデータを保存しておくよう努めるとしています。
任意で足す家賃の動きの欄
法定の3項目のあとに、「家賃の動き（任意の報告）」として欄を分けます。法定の報告と混ぜないことで、どこまでが義務の報告かがオーナーにも分かります。
| 項目 | 書く中身 | 出どころ |
|---|---|---|
| 部屋ごとの家賃 | 今の家賃と共益費、契約の始まった日、直近の改定の日 | 自社の契約の記録 |
| 入居と退去 | 期間中の入居・退去、空室の部屋と空いている期間、募集の家賃 | 自社の記録 |
| 近所の募集 | 似た条件の募集の件数と家賃の幅、見た日と見た媒体 | 公開されている募集情報 |
| 公的な統計 | 消費者物価指数の家賃の動き（全国か東京都区部かを書く） | 総務省統計局 |
| 税の動き | 固定資産税・都市計画税の額の推移 | オーナーから預かる納税通知書 |
| 更新の予定 | 今後6か月から1年の間に更新を迎える部屋と月 | 自社の契約の記録 |
総務省統計局の消費者物価指数は毎月公表され、東京都区部は全国より早く、その月の分が出ます。どの月の、どの地域の数字かを必ず書き添えます。
家賃の動きを書くときの線
「この部屋の適正な家賃は○円」のように、家賃の額を判定して示す書き方はしません。報酬を得て不動産の経済価値を判定し、額で示すことは不動産の鑑定評価に当たり、鑑定業者の登録が要ります（不動産の鑑定評価に関する法律2条・33条）。管理の報告書でも、事実どうしの比較にとどめます。
書いてよい例：今の家賃（1㎡あたり2,400円）は、半径1km以内の似た間取りの募集12件の真ん中の値（1㎡あたり2,650円）より約9%低い。
避ける例：この部屋の相場からみた適正家賃は月6万8,000円。
文例の数字は架空です。改定を提案するときの資料の組み立てはオーナーに家賃の改定を提案するときの資料に、査定と鑑定の違いは家賃の査定と鑑定の違いに書いています。
報告書を作る順番
- 法定の3項目を書く対象期間、委託業務の実施状況、苦情の記録と対応を書きます。
- 入居と家賃の記録を集計する部屋ごとの家賃、入居・退去、空室の期間をまとめます。
- 近所の募集を見る似た条件の募集を見て、件数、家賃の幅、見た日を記録します。
- 統計と税の数字を足す消費者物価指数の家賃の動きと、預かった納税通知書の額を書きます。
- 更新の予定を並べる今後の更新の月を並べ、見直しの相談が要る部屋に印を付けます。
- オーナーに説明して記録する説明した日と方法、オーナーの質問と答えを残します。
家賃の動きを報告に入れる理由
部屋ごとの家賃と近所の募集を毎年同じ形で並べておくと、何年分かの推移がそろいます。更新の時期に見直しの話をするとき、その場で資料を集め始めなくて済みます。オーナーにとっても、管理会社が見ている数字と同じものを手元に持てます。
個人情報の扱い
報告書は部屋番号で書けば足り、入居者の名前は要りません。苦情の記録に入居者が分かる情報を書くときは、オーナーに渡す範囲を必要なものに絞ります。社内での記録の持ち方と安全管理は家賃の改定の記録を社内に残すに書いています。
出典
- 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（e-Gov法令検索）（委託者への定期報告の20条）
- 同法施行規則（e-Gov法令検索）（管理業務報告書の項目と頻度、電子で渡すときの40条）
- 国土交通省 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方（2023年3月31日施行）（20条の報告事項、頻度、説明の方法、データの保存）
- 国土交通省 賃貸住宅標準管理受託契約書（2021年4月23日公表）（報告の15条と、報告の頻度の例）
- 不動産の鑑定評価に関する法律（e-Gov法令検索）（鑑定評価の定義の2条、無登録の業の禁止の33条）
- 総務省統計局 消費者物価指数（家賃の動きを見る公的な統計と公表の時期）
