更新業務の中で家賃を見直す段取り
更新に合わせて家賃を見直すなら、満了の6か月前までにオーナーの承諾を取れるよう、その1〜2か月前から対象の部屋の抜き出しと資料づくりを始めます。6か月前を区切りにするのには理由があります。大家が「更新しない」「条件を変えなければ更新しない」と通知できるのは、満了の1年前から6か月前までです（借地借家法26条1項）。
入居者に新しい家賃をお願いするお知らせには、法律の期限はありません。家賃は入居者が合意して初めて変わり、合意できなければ前と同じ家賃で続きます。
| 法律の期限 | 更新しない通知と、条件を変えなければ更新しない通知は、満了の1年前から6か月前まで。どちらも正当の事由が要ります。 |
|---|---|
| 段取りの目安 | 8〜7か月前に抜き出し、7〜6か月前に資料、6か月前までにオーナーの承諾、3か月前までに入居者へお知らせ。 |
| オーナーの承諾 | 国交省の標準管理受託契約書では、更新は前もってオーナーと協議し承諾を求める業務です。 |
| 断られたとき | 同じ家賃で更新するか、オーナーが32条で請求します。争いになった後は管理会社は扱えません。 |
| 残す記録 | 抜き出しの条件、資料、承諾、お知らせの控え、合意の書面です。 |
満了から逆算した段取り
| 時期 | すること | 残す記録 |
|---|---|---|
| 8〜7か月前 | 更新予定の一覧から対象の部屋を抜き出す | 抜き出しの条件と対象の一覧 |
| 7〜6か月前 | 部屋ごとの資料をつくり、改定案を出す | 資料と出典 |
| 6か月前まで | オーナーに提案し、額と進め方の承諾を得る | 承諾の日付と中身 |
| 4〜3か月前 | 更新の案内と一緒に、入居者へお知らせを送る | 送った文面と日付 |
| 3〜1か月前 | 回答を受け、質問に答え、合意した部屋は書面を交わす | 回答の記録、合意の書面 |
| 満了まで | 合意できない部屋の扱いをオーナーと決める | 決めた中身 |
お知らせを3か月前までに届けるのは、入居者が考え、ほかの部屋と比べる時間を取れるようにするためです。法律で決まった期限ではありません。伝える時期の考え方は値上げを伝える時期と順番にもあります。
対象の部屋の抜き出し
更新予定の一覧から、家賃を見直す部屋と、今回は見送る部屋を分けます。抜き出しの条件は社内で決めて、毎月同じ条件で回します。
- 普通借家か定期借家か。定期借家は更新がないので、終了の通知（満了の1年前から6か月前、38条6項）と再契約の流れで別に管理します。
- 一定の期間増額しない特約の有無と期間。特約の期間中は増額を請求できません（32条1項ただし書）。
- 前回の改定からの年数と、近所の募集との差。
- 又貸し（サブリース）かどうか。借り上げの契約の家賃は、別の手続きで扱います。
- 滞納や苦情の対応中の部屋。争いになっている部屋は管理会社が話を進められないので、オーナーと扱いを先に決めます。
- 事務所・店舗の区画。家賃の改定の条項や定期借家の特約がないかを、1件ずつ読みます。
資料づくりとオーナーへの提案
資料は1部屋ずつ、契約の経緯、近所の募集と成約、統計、税の推移を出典つきで並べます。並べ方と避ける表現はオーナーに家賃の改定を提案するときの資料に書きました。
標準管理受託契約書では、賃貸借契約の更新は管理会社がオーナーを代理する業務で、行う前にオーナーと協議して承諾を求めることになっています（14条）。提案では、額のほかに次のことも決めておきます。
- 入居者へのお知らせを、誰の名前で、いつ出すか
- 入居者から「この額なら」と返事があったとき、担当者がどこまで答えてよいか
- 合意できなかったとき、同じ家賃で更新するか、オーナーが32条の請求に進むか
- 更新料と更新手数料の扱い
承諾はメールか書面で受け取り、部屋ごとの記録に残します。
入居者へのお知らせと合意の書面
お知らせは更新の案内と一緒に送ると、入居者が一度に考えられます。新しい家賃、始まる月、理由と根拠の資料、回答の期限、問い合わせ先を書きます。文面の例は値上げのお知らせの書き方と文例にあります。
「新しい家賃でなければ更新しない」と書くと、26条の「条件を変えなければ更新しない」通知として扱われ、28条の正当の事由が要ります。お知らせはお願いの形で書き、断られたときの扱いは文面に入れずにオーナーと決めておきます。
合意した部屋は、更新契約書か、家賃を変える覚書を交わします。家賃債務保証会社や保険の契約に、家賃の変更を届け出る決まりがないかも確かめます。
断られたときの扱い
| 進め方 | どうなるか | 管理会社がすること |
|---|---|---|
| 同じ家賃で合意更新 | 前の家賃のまま、新しい期間で続きます。 | 更新契約書を交わす |
| 一部の値上げで合意 | 話し合った額で更新します。 | オーナーの承諾を取り直し、書面を交わす |
| 合意しないまま満了 | 同じ条件で法定更新され、期間の定めがない契約に変わります（26条）。 | 法定更新になった記録を残す |
| オーナーが32条で請求 | 話し合いでまとまらなければ調停から始めます。決まるまで、入居者は自分が相当と思う額を払えば足ります。 | 資料と記録をオーナーと弁護士に渡す |
入居者が管理会社の請求に応じず争いになった場合について、標準管理受託契約書のコメントは次のように説明しています。管理会社が続けると弁護士法72条の非弁行為にあたるので、その業務はできなくなります。どの段階で弁護士に渡すかを、オーナーと先に決めておきます。調停の流れは家賃の調停の流れと費用にあります。
社内のチェック表
| 確かめること | 見る書類 |
|---|---|
| 普通借家か定期借家か | 賃貸借契約書 |
| 増額しない特約、家賃の改定の条項 | 賃貸借契約書の特約欄 |
| 満了日と、その6か月前の日付 | 更新予定の一覧 |
| 更新と家賃の見直しが、オーナーとの契約の業務に入っているか | 管理受託契約書 |
| 近所の事例に取得日と出典があるか | 提案資料 |
| 資料に「鑑定」「評価額」「適正賃料」などの言葉がないか | 提案資料 |
| オーナーの承諾の日付と中身 | メール、書面 |
| お知らせに「応じなければ更新しない」と読める文がないか | お知らせの文面 |
| 争いになった部屋を弁護士に渡す基準 | オーナーとの取り決め |
| 合意の書面と、保証会社などへの届出 | 更新契約書、覚書 |
出典
- 借地借家法（e-Gov法令検索）（26条、28条、32条、38条）
- 国土交通省 賃貸住宅標準管理受託契約書（令和3年4月23日公表）（14条とコメント）
- 弁護士法（e-Gov法令検索）（72条）
- 民事調停法（e-Gov法令検索）（家賃の増減は調停から始める、24条の2）
