家賃の改定の記録を社内に残す
家賃の改定の記録は、部屋ごとに、改定の効力が生じた日、改定の前と後の家賃、根拠にした資料、オーナーの承諾、合意書の有無を残します。次の見直しで「前回いつ、いくらで合意したか」を示す材料です。
台帳には入居者の個人情報が入ります。個人情報保護法の個人データとして、漏えいなどを防ぐ安全管理の措置をとり、扱う人を決め、外の会社に預けるときは監督します（23条〜25条）。
| 残す理由 | 続いている契約の家賃を鑑定で求めるときは、前回の合意からの事情の変化と、改定の経緯を見る（不動産鑑定評価基準） |
|---|---|
| 主な項目 | 部屋、効力の日、前後の家賃と共益費、きっかけ、根拠の資料、承諾、お知らせの到達、合意書 |
| 入居者の情報 | 部屋番号で引ければ、台帳に名前は要らない。必要な範囲に絞る |
| 安全管理 | 漏えい・滅失・毀損を防ぐ措置をとる。従業者と委託先を監督する（個人情報保護法23条〜25条） |
| 外に出すとき | 本人の同意なく第三者に渡さない（同法27条）。業務上知った秘密も漏らさない（管理業法21条） |
| 契約が終わるとき | 本物件の書類はオーナーに引き渡す（標準管理受託契約書22条） |
改定の記録を残す理由
国交省の不動産鑑定評価基準は、続いている契約の家賃（継続賃料）の決め方を示しています。前回合意した時点（直近合意時点）からの税、土地や建物の価格、近所の家賃の変動などに加え、契約の経緯、家賃の改定の経緯、契約の内容を総合して決めます。いつ、いくらで、どんな理由で合意したかの記録は、この判断の材料そのものです。
借地借家法32条の増額の請求も、前回の改定から何が変わったかを示して求めます。記録がなければ、前回の合意の時点も根拠も示せません。継続賃料の考え方は継続賃料と新規賃料の違いに書いています。
台帳の項目
| 項目 | 書く中身 |
|---|---|
| 部屋 | 建物の名前、部屋番号、オーナー |
| 契約の種類 | 普通借家か定期借家か、家賃の改定の特約の有無 |
| 契約の始まり | 最初の契約の日と、そのときの家賃 |
| 改定の日 | 新しい家賃の効力が生じた日 |
| 前後の家賃 | 改定前と改定後の家賃と共益費 |
| きっかけ | 更新、契約の途中の改定、入居者からの減額の求めなど |
| 根拠の資料 | 使った資料の名前、取った日、保管した場所 |
| オーナーの承諾 | 日、方法、承諾した額と時期 |
| お知らせ | 出した日、方法、届いた日とその記録 |
| 合意の書面 | 合意書・覚書・更新契約書の有無、日付、保管した場所 |
| 争いの有無 | 争いになった日、オーナーに引き継いだ日 |
| 担当者 | 記録した人と確かめた人 |
家賃を据え置いたときも、更新のたびに「据え置き」と1行残します。据え置いた年が分かれば、前回合意の時点がはっきりします。
国交省の賃貸住宅標準契約書の頭書と同じ並びで項目をそろえると、契約書と突き合わせやすくなります。お知らせと承諾の残し方はオーナーの名前でお知らせを出すときの決まりに書いています。
管理業法の帳簿との違い
賃貸住宅管理業法18条は、営業所や事務所ごとに業務の帳簿を備え、委託者ごとに管理受託契約の中身を書くよう定めています。書くのは、委託者の名前、契約の日、対象の賃貸住宅、受託した業務の内容、報酬の額、特約などです（施行規則38条1項）。帳簿は事業年度の末日で閉じ、閉じてから5年間保存します（同条3項）。
この帳簿は、オーナーとの委託契約の記録です。入居者との家賃の改定の履歴は、法律で書き方が決まっていません。台帳は社内の決まりとして作り、保存の期間も社内で決めます。家賃の請求の時効が5年（民法166条）であることも、期間を決める目安の1つです。
個人情報保護法で求められること
入居者の情報を検索できる形でまとめて業務に使っている会社は、個人情報取扱事業者です（個人情報保護法16条2項）。台帳の中の入居者の情報は個人データとして、次の決まりが効きます。
- 利用目的をできる限り特定し、契約書などで本人から取るときは、前もって目的を示す（17条・21条2項）
- 個人データを正確で新しい内容に保ち、要らなくなったら遅滞なく消すよう努める（22条）
- 漏えい、滅失、毀損を防ぐなど、安全管理のために必要で適切な措置をとる（23条）
- 扱う従業者を監督し、扱いを外に委託するときは委託先を監督する（24条・25条）
- 本人の同意なく第三者に渡さない。法令にもとづく場合などは除く（27条）
- 漏えいなどで本人の権利を害するおそれが大きい事態が起きたら、個人情報保護委員会に報告し、本人に知らせる（26条）
賃貸住宅管理業法も、管理会社とその従業者に、業務で知った秘密を正当な理由なく漏らさない義務を課しています。業務をやめたあとや、従業者でなくなったあとも同じです（21条）。
台帳の安全管理のやり方
個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、安全管理の措置を組織、人、物理、技術の面から示しています。従業員100人以下の中小規模の事業者向けの手法の例もあります。台帳に当てはめた例は次のとおりです。
- 扱う人を決める台帳を見られる人と直せる人を決め、責任者を置きます。
- 取扱いの決まりを作る取る、使う、しまう、渡す、消すの段階ごとに、やり方と担当を決めます。
- 見られる範囲を絞る台帳のファイルや管理システムに、権限のある人だけが入れるようにします。
- 紙は施錠して保管する合意書などの紙の書類は、鍵のかかるキャビネットにしまいます。
- 持ち出すときは保護するメールで送るファイルにはパスワードを付け、持ち運ぶ機器や媒体は暗号化します。
- 教育と点検をする従業者に研修をし、責任者が決まりどおりに扱われているかを定期に確かめます。
- 消すときは戻せない方法で紙はシュレッダーなどで、データは復元できない方法で消し、消した記録を残します。
クラウドの管理システムなどで台帳を外の会社に預けるときは、その会社の安全管理を確かめ、委託先として監督します（個人情報保護法25条）。
オーナーに見せるとき、契約が終わるとき
台帳はオーナーごとに分けて出せる形にしておきます。あるオーナーの物件の記録を、別のオーナーに見せることはしません。オーナーに出す報告は、部屋番号で足ります。
標準管理受託契約書は、委託契約が終わったときの扱いを定めています。管理会社は本物件に関する書類と預かっている金銭をオーナーに引き渡し、家賃などの滞納の状況を報告します（22条）。改定の履歴も、引き渡す書類に入れておくと、次の管理会社やオーナー本人が経緯をたどれます。
出典
- 個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）（個人情報取扱事業者の16条、利用目的の17条・21条、安全管理と監督の22条〜25条、漏えいの報告の26条、第三者への提供の27条）
- 個人情報保護委員会 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（講ずべき安全管理措置の内容と、中小規模事業者の手法の例）
- 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（e-Gov法令検索）（帳簿の18条、秘密を守る義務の21条）
- 同法施行規則（e-Gov法令検索）（帳簿の記載事項と保存期間の38条）
- 国土交通省 不動産鑑定評価基準（継続賃料を求めるときに考える事情）
- 国土交通省 賃貸住宅標準管理受託契約書（2021年4月23日公表）（契約が終わるときの引渡しの22条）
- 民法（e-Gov法令検索）（時効の166条）
