管理会社がオーナーの名前でお知らせを出すときの決まり
管理会社が家賃の改定のお知らせを出すときは、貸主であるオーナーの名前を示し、管理会社は代理人として名前を並べます。代理人が本人のためにすることを示さずに出した意思表示は、原則として管理会社自身のためにしたものとみなされます（民法100条）。
国交省の賃貸住宅標準管理受託契約書（2021年4月23日公表）は、賃貸借契約の更新などを、管理会社がオーナーを代理する業務としています。行う前にオーナーと協議し、承諾を求めることになっています（14条）。承諾の日と中身、お知らせを出した日と届いた日を記録に残します。
| 名義 | 貸主のオーナーの名前と、代理人の管理会社の名前を両方書く（民法99条・100条） |
|---|---|
| 承諾 | 更新、修繕の費用負担の協議、原状回復の協議は、前もってオーナーと協議し承諾を求める（標準管理受託契約書14条） |
| 家賃の改定 | 14条の各号に「家賃の改定」という言葉はない。更新と離れた時期に代理するなら、範囲を書面で決めておく |
| 委任状 | 管理会社が求めれば、オーナーは委任状を渡すなどの措置をとる（同契約書16条2項） |
| 効力の時期 | お知らせは入居者に届いた時から効く（民法97条）。届いた日を記録する |
| 争いになったら | 入居者が応じず争いになれば、管理会社はその業務を続けられない（同契約書のコメント） |
標準管理受託契約書で管理会社が代理する業務
標準管理受託契約書14条は、管理会社がオーナーを代理する業務として次の6つを挙げています。
- 敷金などの一時金、家賃、共益費（管理費）、附属施設の使用料の徴収
- 未収金の督促
- 入居者からオーナーへの通知の受領
- 賃貸借契約の更新
- 修繕の費用負担についての入居者との協議
- 契約の終了に伴う原状回復についての入居者との協議
このうち4から6は、行う前にその内容をオーナーと協議し、承諾を求めなければなりません（14条ただし書）。実際の委託契約は会社ごとに違うので、手元の契約書で同じ条項を確かめます。
家賃の改定は代理の範囲に入るか
14条の各号には、「家賃の改定」という言葉は出てきません。更新に合わせて家賃を改める場合は、4号の更新の業務として、改定の内容も含めてオーナーの承諾を取る形が考えられます。
契約の途中で改定を求めるときや、借地借家法32条にもとづく増額の請求を管理会社の名前で出すときは、更新とは別の行為です。委託契約の特約か、別の委任状で、代理する範囲をはっきり書いておきます。標準管理受託契約書は、管理会社から求めがあれば、オーナーは委任状を渡すなど委託を証明する措置をとるとしています（16条2項）。
報酬を得て、他人の依頼で権利義務に関する書類を作ることは、行政書士などに限られています（行政書士法1条の3・19条）。管理の報酬の中でお知らせの文面を作ることがこれに当たるかは、委託契約の内容とあわせて弁護士に確かめておきます。
お知らせの名義の書き方
代理人がした意思表示がオーナーに効くのは、代理人が権限の範囲で、本人のためにすることを示したときです（民法99条）。示さなければ、管理会社が自分のためにしたものとみなされます。入居者が、管理会社がオーナーのために出したと知っていたか、知ることができたときは別です（100条ただし書）。
差出人の欄には、次のように両方の名前を書きます。
貸主 ○○○○
上記代理人 ○○管理株式会社
（担当 ○○ 電話 ○○-○○○○-○○○○）
お知らせの文面の組み立ては値上げのお知らせの書き方と文例に書いています。
オーナーの承諾の取り方
- 案と根拠の資料を出す改定の額、時期、対象の部屋と、近所の募集や統計などの資料をオーナーに渡します。
- 承諾を書面かメールで受ける口頭で受けたときも、日時と中身をメールで送り返して残します。
- 代理の範囲を確かめる委託契約の条項で足りるか、委任状が要るかを確かめます。
- お知らせを出す手渡し、郵便、内容証明など、届いた日が分かる方法を選びます。
- 返事を記録してオーナーに伝える入居者の返事の日と中身を記録し、オーナーに報告します。
- 合意したら書面にする合意の内容を書面に残します。書面の種類は合意したあとに交わす書面に書いています。
提案の資料の組み立てはオーナーに家賃の改定を提案するときの資料に書いています。
届いた日を残す理由
意思表示は、相手に届いた時から効力が生じます（民法97条1項）。入居者が正当な理由なく届くのを妨げたとき（受け取りを拒むなど）は、普通なら届いたはずの時に届いたものとみなされます（同条2項）。
借地借家法32条の増額の請求は、将来に向かってだけ効きます。いつ届いたかが、いつからの家賃が変わるかを考える起点です。普通郵便では届いた日を示しにくいので、争いになりそうな部屋は配達の記録が残る方法で出します。
記録に残すこと
| 場面 | 残すこと |
|---|---|
| オーナーの承諾 | 日時、方法（書面・メール・口頭）、承諾した額と時期と部屋 |
| お知らせ | 出した日、方法、文面の写し、差出人の名義 |
| 届いた日 | 手渡しの受領のサイン、配達の記録、内容証明の控え |
| 入居者の返事 | 日、方法、中身（応じる、考えたい、断る） |
| オーナーへの報告 | 報告した日と中身 |
社内での記録の持ち方は家賃の改定の記録を社内に残すに書いています。
入居者が応じないとき
標準管理受託契約書のコメントは、14条の1号・2号と4号から6号の業務について、入居者が管理会社の適法な請求に応じず争いになる場合を挙げています。その場合は弁護士法72条の非弁行為に当たるので、管理会社はその業務を実施できなくなるとしています。どこで手を止め、オーナーと弁護士に渡すかは入居者が値上げに応じないとき管理会社が止まる所に書いています。
出典
- 国土交通省 賃貸住宅標準管理受託契約書（2021年4月23日公表）（代理の14条、委任状の16条2項、14条のコメント）
- 国土交通省 賃貸住宅管理業法（標準管理受託契約書の公表日）
- 民法（e-Gov法令検索）（意思表示が効く時期の97条、代理の99条・100条）
- 借地借家法（e-Gov法令検索）（家賃の増減の32条）
- 行政書士法（e-Gov法令検索）（行政書士の業務の1条の3、業務の制限の19条）
- 弁護士法（e-Gov法令検索）（非弁護士の法律事務の禁止の72条）
