入居者が替わるときの鍵の交換と費用
入居者が替わるときの鍵の交換の費用は、国交省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」では大家の負担とするのが妥当とされています。入居者の入れ替わりで生じる物件管理の問題だから、という理由です。前の入居者に、退去の精算で請求するものではありません。
入居者が鍵をなくしたり壊したりして交換するときは、入居者の負担です。新しい入居者に交換の費用を持ってもらう場合は、契約で特約として明確に合意しておく必要があります。
| 入れ替わりでの交換 | 破損や紛失がなければ大家の負担とするのが妥当（原状回復ガイドライン） |
|---|---|
| なくした・壊した | 入居者の負担。なくしたときは経過年数を考えず、交換の費用の全額 |
| 新しい入居者が払う特約 | 入居者が負担の中身を分かったうえで合意していることが要る。額が相応かどうかも見られる |
| 交換の義務 | 民法と借地借家法に、入居者が替わるたびに鍵を替えるよう定めた条文はない |
| 記録 | 渡した鍵の番号と本数を契約書に書き、退去のときに照らす |
原状回復ガイドラインでの鍵の扱い
民法は、入居者が退去のときに元に戻す損傷から、通常の使い方で生じた損耗と経年変化を除いています（民法621条）。原状回復ガイドラインは、この考え方で部位ごとの負担を分けており、鍵は次のとおりです。
| 場合 | 負担 | ガイドラインの考え方 |
|---|---|---|
| 破損や紛失のない鍵の取替え | 大家 | 入居者の入れ替わりによる物件管理上の問題 |
| 鍵の紛失や破損による取替え | 入居者 | 紛失や不適切な使い方による破損は、入居者の善管注意義務（借りた物を注意して使う義務）違反に当たることが多い |
ガイドラインは、鍵をなくした場合は経過年数を考えず、交換の費用に当たる額を全額入居者の負担とするとしています。国交省の賃貸住宅標準契約書の別表第5（原状回復の条件）も、同じ分け方をそのまま載せています。標準契約書は、紛失のときはシリンダー（鍵穴の部品）の交換も含むとしています。
ガイドラインは法律ではありませんが、退去の精算で争いになったときに参考にされる資料です。敷金の精算全体は敷金と原状回復の決まりに書いています。
新しい入居者に費用を持ってもらう特約
入居時の費用に「鍵交換代」を入れて、新しい入居者に払ってもらう契約もあります。ガイドラインは、入居者に通常より重い負担を課す特約が有効と認められるための要件として、次の3つを挙げています。
- 特約の必要があり、暴利的でないなど、客観的で合理的な理由があること
- 入居者が、特約で通常の原状回復より重い義務を負うことを分かっていること
- 入居者が、特約による負担を引き受ける意思を示していること
ガイドラインには、入居時の鍵交換の費用を入居者が負担する特約を有効とした裁判例として、東京地方裁判所 平成21年9月18日判決が載っています。この事案では、広告のチラシと重要事項説明書に記載があり、仲介業者が口頭で説明し、入居者は鍵交換の費用を含めて契約金を払っていました。裁判所は、鍵の交換が前の入居者の鍵による侵入を防ぐなど入居者の防犯に役立つこと、額が1万2,600円で相応の範囲であることも挙げて、消費者契約法10条に反しないとしています。
この判決は個別の事案の判断です。特約を置くなら、契約書と重要事項説明書に費用の額を書き、契約前に説明しておきます。入居時にかかる費用の見直しは礼金・敷金・更新料の条件の見直しに書いています。
消費者契約法は、事業として借りるのではない個人の入居者との契約に効きます。事務所や店舗のテナントとの契約では、鍵の費用も契約の定めと合意によります。
交換するかどうか
民法と借地借家法には、入居者が替わるたびに鍵を交換するよう定めた条文はありません。交換するかどうかは大家が決めます。
交換しない場合、前の入居者が合鍵を作っていたとしても、大家には分かりません。新しい入居者が鍵の交換を求めてくることもあります。交換しない部屋は、そのことを入居の前に伝えておくと、あとで食い違いが起きにくくなります。
区分マンションで、オートロックの共用玄関の鍵と部屋の鍵が一体になっている場合は、管理組合の決まりで交換の方法が決まっていることがあります。建物の管理や使い方は管理規約で決められる（区分所有法30条）ので、管理会社に方法を問い合わせます。
交換の段取りと記録
- 契約のときに鍵の番号と本数を書く標準契約書の頭書には、鍵の番号と本数を書く欄があります。何本渡したかを入居者と確かめておきます。
- 退去の立会いで鍵を受け取る契約書に書いた本数と照らします。足りなければ、紛失として交換の費用を請求できるかを入居者と確かめます。
- 交換の方法と費用を決める鍵の業者や管理会社に見積りを取り、シリンダーごと替えるかなど、方法と費用を決めます。
- 次の入居の前に交換を終える入居の日より前に工事を終え、新しい鍵の番号を控えます。
- 新しい入居者に渡した本数を記録する契約書の欄に書き、大家が持つ控えの鍵の保管場所も決めておきます。
大家が控えの鍵を持っていても、入居者の承諾なしに部屋に入れるわけではありません。標準契約書の16条は、管理のために特に必要なときに、あらかじめ入居者の承諾を得て入れるとしています。承諾なしで入れるのは、火災の延焼を防ぐなど緊急の必要があるときに限っています。
入居中に鍵をなくしたと言われたとき
入居中に入居者が鍵をなくした場合も、交換の費用は入居者の負担とするのがガイドラインの考え方です。誰かに拾われた心配があるなら、入居者と相談して早めに交換します。
入居者が自分で業者を呼んで鍵を替えると、大家の手元の控えの鍵が使えなくなります。交換するときは大家か管理会社に知らせてもらい、新しい鍵の番号と本数を記録する形を決めておくと、次の退去のときに困りません。
出典
- 国土交通省 原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版、平成23年8月）（鍵の取替えの負担と考え方、特約の3つの要件、東京地裁 平成21年9月18日判決の事例）
- 国土交通省 賃貸住宅標準契約書（平成30年3月版・連帯保証人型）（頭書の鍵の欄、立入りの16条、別表第5の原状回復の条件）
- 民法（e-Gov法令検索）（入居者の原状回復義務の621条）
- 消費者契約法（e-Gov法令検索）（消費者の利益を一方的に害する条項の10条）
- 建物の区分所有等に関する法律（e-Gov法令検索）（規約で定める事項の30条）
